Scan functies

Hits: 20

• Hardcopy- en electroische documenten indexeren
• Doorzoekbare .PDF bestanden genereren (OCR)
• Herkende documenten naar de juiste afdeling
• Opslaan in document management system (DMS)
• Scannen door middel van barcode herkenning
• Persoonlijke documentenstroom maken

Digitaliseren van papieren en elektronische documenten

Scannen is binnen de moderne onderneming niet meer weg te denken. Het is een standaard onderdeel van veel bedrijfsprocessen in de kantooromgeving. Veel organisaties maken gebruik van standaard mogelijkheden om te scannen. Scan-to-email, scan-to-folder en scan-to-folder zijn veel gebruike mogelijkheden. In veel gevallen zijn deze mogelijkheden voldoende. Wat KYOcapture extra kan bieden is dat de documenten niet alleen digitaal gemaakt worden, maar ook geindexeerd worden. Dit doet KYOcapture in de vorm van searchable .PDF documenten. Wanneer u dit .PDF document opent dan kunt u in het hele document zoeken op tekst, erg efficient wanneer documenten met meerdere pagina's worden gedigitaliseerd.

Digitaal archief

Het digitale archief hoeft met KYOcapture niet alleen te bestaan uit op de MFP gescande documenten. KYOcapture kan namelijk omgaan met documenten die afkomstig zijn vanuit verschillende bronnen zoals de multifunctional (MFP), e-mails, PC-desktops, scanners of gedeelde netwerkschijven. De software zorgt ervoor dat de informatie snel, gemakkelijk en in vrijwel elk formaat wordt vastgelegd. Tijdens het vastleggen wordt ook de inhoud geindexeert en verwerkt. Hierdoor zijn de bestanden ook doorzoekbaar geworden. Voor het gebruik van KYOcapture is geen specifieke kennis vereist. Hierdoor is de softwaretool voor iedereen toegankelijk. Wanneer het digitaliseren is voltooid zullen de gegevens in eerste instantie bewaard worden in een database. Hierna zal er één of verschillende (specifieke) werkprocessen worden uitgevoerd. Hierdoor worden de gedigitaliseerde bestanden beschikbaar voor personen of afdelingen.

Herkenning van de gescande documenten

"Met KYOcapture hoef ik nooit meer lang te zoeken naar documenten en worden processen automatisch afgehandeld"

KYOcapture weet na het indexeren van de documenten welk type document dit is en waar deze gesorteerd moet worden. Zo worden kop- en voetteksten 'gelezen'. In het geval van inkomende facturen zal de koptekst 'factuur' worden ingelezen. BTW-gegevens, onderdeelnummers, beschrijvingen, prijzen en andere elementen worden snel en foutloos verwerkt. Aan deze specifieke documenten kunt u een workflow toevoegen. Zo kunt u ervoor kiezen dat alle documenten met het onderwerp 'factuur' via e-mail verstuurd worden naar de afdeling financiële administratie. Naast kennisgeving per e-mail kan dit ook op andere manieren, lees hiervoor de volgende paragraaf.

Digitaliseren en uw document management systeem

Zoals aangegeven kunnen gedigitaliseerde documenten actief bij uw werknemers komen door een workflow. Een veel gebruikte workflow is om de documenten per e-mail te verspreiden, maar er zijn ook andere mogelijkheden:

• bestanden opslaan in een centrale database
• opslaan in netwerk/FTP folder
• bestanden opslaan in uw document management system (DMS)

Document management systemen zoals e-Synergy, Afas, Exact, King, maar ook alle bekende (internationale) en lokale bedrijfsapplicaties kunnen geintegreerd worden met KYOcapture. In de meeste gevallen heeft u in uw document managment systeem al een bestaande workflow opgebouwd. Het kan bijvorbeeld zijn dat facturen die u al digitaal ontvangt opslaat in uw DMS systeem en ter controle aanbied in uw workflow aan de desbetreffende afdeling. Maar wat gebeurd er met de hardcopy facturen die u nog steeds ontvangt ? Met één druk op de knop kunnen uw facturen door KYOcapture geindexeerd, vastgelegd, en verwerkt worden naar de juiste 'afdeling' binnen uw DMS pakket.  

Download de KYOcapture brochure

Gerelateerde producten:

• KYOcapture Express 5.0